El año comienza envuelto en un torbellino de especulaciones y terror por la crisis económica mundial. Los diarios sólo transmiten malas noticias económicas. En la televisión se observan mendigos, casas abandonadas, y empleados secuestrando en sus propias empresas a los ejecutivos que antes los dirigían. Datos de ganancias pésimos, datos de pérdidas, datos de quiebras.
Indudablemente será un año difícil. Pero para quienes deseen ofrecer y/o probar Linux será una excelente oportunidad de demostrar toda la amplia gama de posibilidades y características de Linux a costos mucho más bajos que sus contrapartidas de código cerrado.
Las crisis son momentos de cambio. Tiempos de repensar costos y proyectos, y desviar la atención hacia productos alternativos con una mejor relación costo/prestaciones.
Cualquier organización, ya sea empresa privada o gubernamental, comercial o sin fines de lucro, pequeña, mediana o grande, puede aprovechar los beneficios del software Open Source, o de Fuente Libre.
Sin embargo, es crucial estudiar detenidamente el impacto del cambio, las necesidades de la empresa, y otros factores para asegurar una migración o implementación exitosa. No es cuestión de tirar software Open Source sobre el hardware existente, sin saber qué, cómo, para qué y cuánto cuesta.
También es imprescindible evaluar otras ventajas adicionales, tales como disponer del código para realizar cualquier modificación necesaria intraempresa, sin tener que depender del desarrollador original, o la confiabilidad adicional inherente a los productos de software Open Source bien desarrollados y con una historia de confiabilidad precedente.
Aspectos a considerar
Costo total de propiedad (TCO)
Se debe calcular cuánto costará implementar y mantener la solución de Open Source, en un período de tiempo dado. Esto incluye costos del software, de hardware, de instalación, entrenamiento, mantenimiento y actualización.
Costo del software
Analizar cuál será el costo de adquisición del software comercial. Analizar si el software de código libre tiene costo o no, ya que puede no ser gratuito. Sin embargo, se debe tener en cuenta que la mayor parte puede ser instalada y usada sin costo. En ocasiones, algunos productos comerciales de código cerrado pueden obtenerse sin costo alguno, mediante una donación o como un adicional con la compra de otro. En este caso, debe evaluarse si en el futuro deberá desembolsarse dinero, o si ese producto obligará a comprar otros, y cuál será ese costo. Se debe contar con que el uso de un 100% de software Open Source en la organización puede evitar desembolsos imprevistos a largo plazo, como actualizaciones y adquisición de soporte técnico. Como contrapartida, la existencia de software comercial de código cerrado implica que tarde o temprano se deberá pagar por nuevas características o actualizaciones.
Costo de hardware
Se debe evaluar si se necesitará adquirir hardware, si el hardware existente es suficiente, y si el uso de software Open Source permitirá optimizar ese hardware. En el caso de los servidores, puede ser útil el uso de virtualización para aprovechar en un porcentaje mayor el hardware, por ejemplo. En el caso de las estaciones de trabajo, puede evaluarse el uso de equipos viejos con una configuración liviana de software Open Source, para aprovecharlos.
Costos de instalación
Tanto el software comercial, como el software de código abierto, tendrán un costo de instalación. Éste dependerá de si la instalación será hecha por personal de la empresa, o si se contratará personal externo. En este caso, se deberá pedir varias cotizaciones, y analizar la experiencia de ese personal en software similar al que se desea instalar. Asimismo, se debe analizar si existe o no soporte por parte del fabricante, la existencia de manuales o tutoriales, y cualquier otro aspecto relativo a la instalación. En particular es muy importante, especialmente para calcular los tiempos, averiguar si se necesita actualizaciones, si se deben bajar de Internet, y qué tan fácil es hacerlo y aplicarlas. Muy importante también es analizar si la instalación incluye la puesta a punto, configuración y si es necesario, carga de datos y soporte de puesta en marcha; por ejemplo, en el caso de un ERP es imprescindible evaluar el alcance de este soporte. Se debe contar también con un pormenorizado detalle de los tiempos que llevará la puesta en marcha, es decir, el momento en que comience a usarse el nuevo producto por parte de los usuarios, y no descartar la posibilidad de fallas y demoras.
Costos de entrenamiento
Así se elija software comercial, o de código abierto, el cambio requerirá entrenamiento del personal. Se debe evaluar en este punto cuánto tiempo requiere la curva de aprendizaje, si hay o no cursos disponibles, y si el costo de instalación incluye entrenamiento del personal.
Costos de actualización
El software de código abierto generalmente permite ser actualizado sin mayores costos. No así el software comercial. En este caso, se debe evaluar si la compra inicial permite el acceso posterior a actualizaciones, y durante cuánto tiempo. En el caso de software Open Source, puede existir costo en el caso de que la actualización requiera cambios en la configuración. Nunca se deben despreciar los costos y complicaciones que puedan surgir con respecto a los tiempos de downtime, es decir, los tiempos en los cuales los sistemas no estarán funcionales porque están siendo actualizados.
Costos de mantenimiento
Tanto el código abierto, como el comercial, tendrán un costo de mantenimiento. Se debe analizar si se requerirá personal externo, o es posible mantenerlo con personal interno. En este punto, es muy útil encontrar otras empresas u organizaciones que estén usando los productos, y consultar cuán extenso es el mantenimiento necesario. Es importante evaluar si el mantenimiento requiere tiempos de downtime estipulados previamente, así como backups y lo necesario para realizarlos con regularidad y eficiencia.
Costos de soporte
Uno de los mitos del software Open Source reza que «no tiene soporte». Sin embargo, es bien sabido que miles de empresas brindan soporte para los distintos productos, al igual que para el software comercial. Sin embargo, se debe analizar los servicios provistos para cada empresa, y si es posible brindar el soporte con personal interno o no. Quizá sea adecuado para algunas organizaciones capacitar extensamente personal interno para brindar soporte intraempresa, en vez de depender de técnicos externos.
Valor estratégico
Cualquier decisión debería incluir su valor estratégico, es decir, si la organización obtiene una ventaja adicional sobre sus competidores, o puede brindar algo más a sus clientes, o a su personal, o cualquier otra ganancia más allá de los valores monetarios.
Compatibilidad con aplicaciones críticas
En toda organización es posible que se utilicen aplicaciones de diverso tipo, que pueden o no ser migrables, y que pueden o no ser compatibles con el software Open Source. Es necesario hacer un listado cuidadoso de las aplicaciones actuales, y evaluar cómo serán reemplazadas, así como el nivel de confiabilidad y compatibilidad que brindarán las que las reemplazarán.
Aspectos gerenciales y rechazo al cambio
Cualquier cambio genera rechazo entre el personal, o al menos puede hacerlo. Se debe sopesar si los niveles gerenciales están convencidos del cambio como para sostener la decisión a corto y a largo plazo. Un buen proyecto de migración puede fracasar sólo por estas razones, sin importar los otros aspectos.
Mediciones y análisis periódicos de resultados
Todo proyecto puede requerir ajustes, cambios y mejoras a lo largo del tiempo. Un buen programa de migración debería incluir la realización de mediciones de resultados en períodos predeterminados, más o menos largos según las necesidades. Lo ideal sería realizarlos cada seis meses, o uno por año. Puede implementarse para ello una planilla de encuesta, en la que se vayan volcando los resultados periódicamente, para analizarlos llegado el momento.